현대카드 캐피탈 블로그

2014.03.21

보고서를 작성할 때 대부분의 사람들은 표지부터 쓰기 시작합니다. 첫 페이지에 큼지막하게 제목과 날짜 등을 쓰고, 다음 페이지에는 목차를 적는 것이 일반적이죠. 그렇다면 현대카드·라이프·캐피탈·커머셜(이하 현대카드)의 보고서 역시 이러한 순서로 작성될까요? 단언컨대, 현대카드에는 보고서 표지와 목차에 심혈을 기울이는 임직원도 표지와 목차에 힘을 잔뜩 준 보고서도 만날 수 없습니다. ‘현대카드의 기업문화’ 때문입니다.

보고서로 엿보는 현대카드의 기업문화

불필요한 과정을 최소화해 가장 효율적인 업무상태를 만드는 것이 현대카드 기업문화의 특징입니다. 현대카드는 업무에서의 심플함을 추구합니다. 현대카드의 생각과 행동방식에 대한 지침서, ‘현대카드가 일하는 방식 50 PRIDE BOOK’에 소개된 보고서 작성법에 관한 내용을 살펴볼까요?

‘현대카드가 일하는 방식 50 PRIDE BOOK’을 통해 밝힌 현대카드 보고서 작성의 핵심은 “보고서는 짧고, 쉽게 쓰라!”입니다. 현대카드에서 주고받는 보고서는 5장을 넘지 않지만 그 내용은 100장짜리 보고서보다 훨씬 알찹니다. 보고서 작성을 시작할 때, 현대카드 임직원들은 전달하고자 하는 결론을 가장 먼저 작성합니다. 단 한 줄만 읽고도 보고서의 전체 내용을 파악할 수 있도록 하기 위함입니다.

현대카드 보고서에는 핵심이 명확하게 표기되어 있고, 짧지만 디테일 하게 표현되어 있습니다. 보고서를 간략하게 작성한다고 해서, 핵심내용과 디테일을 놓치지 않는다는 말입니다. 또 했던 이야기를 반복하지 않습니다. 핵심을 명확하게 드러냈다면 했던 이야기를 반복해 시간을 낭비할 필요가 없죠.

보고서를 마칠 때, 현대카드는 결론을 다시 정리해 의사결정자가 고려할 사항을 언급합니다. 보고서의 가장 첫 줄과 마찬가지로, 마지막 줄을 통해 최종 의사결정자는 보고서가 왜 작성되었는지, 의사결정권자로서 자신은 무엇을 고려해야 하는지 즉시 파악할 수 있습니다. 보고서의 가장 첫 줄과 마지막 줄에 핵심사항을 작성함으로써 의사결정자의 빠른 결정을 독려합니다.

최근 유명 취업 포털 사이트가 '신입사원이 가장 궁금한 것’에 대해 조사한 결과, ‘기획서·보고서 작성법’이 1위를 차지했는데요. 현대카드의 신입사원이라면, 모두 짧고 굵은 보고서 작성에 대한 교육을 받습니다. 짧은 보고서 작성을 위해 현대카드는 ‘민토 피라미드 구조(Minto Pyramid)’를 바탕으로 보고서를 작성할 것을 추천합니다. ‘민토 피라미드’는 맥킨지 컨설턴트인 바바라 민토(Barbara Minto)가 만든 시각적 사고법으로, 가장 위쪽에는 핵심 메시지를 아래쪽에는 상위 메시지에 관한 부연설명을 배치합니다. 메시지를 위에서 아래로 전개할 때는 왜(Why), 어떻게(How), 무엇을(What) 등의 질문하면서 그 답에 해당하는 것을 하위 메시지로 만듭니다. ‘민토 피라미드’를 활용해 보고서를 작성할 경우, 보고서의 불필요한 부분을 줄여 명확한 메시지 전달할 수 있습니다.

현대카드가 ‘짧고 쉬운 보고서 쓰기’를 시행하게 된 것은 급변하는 환경 때문입니다. 불확실한 요소가 많은 금융시장에서 고객에게 필요한 서비스를 빠르게 제공하기 위해 현대카드는 ‘짧고 쉬운 보고서 쓰기’를 시작했습니다. 핵심만 간단히 작성하는 보고서를 통해 현대카드는 의사결정 시간은 줄이는 대신 고객을 위해 행동하는 시간은 늘였습니다.

‘짧고 쉬운 보고서 쓰기’와 같은 기업문화는 시장변화에 유연히 적응할 수 있는 하나의 행동방식입니다. 위의 체크리스트와 함께, 효과적인 보고서 작성 지수를 평가해보는 것은 어떨까요?  여러분의 업무 효율성을 저해하는 습관을 발견할 수 있을 것입니다.

[PRIDE BOOK] 'PRIDE 현대카드가 일하는 방식 50' 발간